Suivi des commandes

Les principaux changements

Le suivi des commandes a évolué, notamment :

• L’aperçu d’une commande devient visible en cliquant sur son numéro dans la colonne de gauche.
• Les propriétés sont maintenant affichées dans une vue contenant des onglets. NB : il est possible d’ouvrir tous les onglets en cliquant sur le bouton « + » en haut à droite de la liste des onglets.
• Les champs relatifs aux adresses de facturation et de livraison sont maintenant modifiables à volonté. S’ils sont modifiés, la fiche du client associée à la commande est automatiquement remise à jour.
• Un nouveau champ « Note Interne » permet d’insérer des informations non publiées sur la commande et un filtre permet de rechercher dans ce champ pour l’ensemble des commandes.

Evolutions des commandes et gestion de stock :

Les traitements de l’évolution des commandes ont été revus. Dans les propriétés de la commande, vous trouverez de nouvelles actions : « Valider la commande« , « Annuler la commande » et « Supprimer la commande« . Ces opérations sont désactivées lorsqu’elles ne sont pas possibles.

Par exemple, il est impossible de valider une commande déjà validée ou (comme vous le verrez par la suite) de supprimer une commande associée à une facture. En fonction de l’état de la commande et de l’action effectuée, une vue récapitulative peut être proposée concernant la gestion du stock. Concrètement, si vous annulez une commande, le stock des articles associés sera re-crédité.

Facturation :

Préambules et informations importantes concernant la facturation

• Les factures sont des documents légaux. Il est important de faire le point avec votre expert comptable sur les mentions légales que vous devez obligatoirement faire figurer dans l’entête et le pied de vos factures. Cela dépend du statut de votre entreprise ou de votre activité.
• Une commande pour laquelle une facture a été émise ne peut plus être modifiée ou supprimée, c’est une obligation légale.
• La numérotation des factures est linéaire et croissante dans le temps, c’est également une obligation légale. Vous pouvez choisir le numéro initial pour la première facture lors de l’activation de la facturation. Vous pouvez aussi faire précéder chacun des numéros par un préfixe alphanumérique ou daté (Exemple : « 2010-04- », la datation se faisant automatiquement).

Gestion des propriétés de la facturation

Avant de pouvoir générer des factures, vous devez activer la gestion de la facturation. Dans le suivi des commandes, cliquez sur le bouton [Propriétés de facturation]. Attention, avant d’activer cette fonctionnalité, vous devez au préalable configurer et tester l’affichage de vos factures. Pour cela, renseignez uniquement les zones d’entête et de pied de facture, puis sauvegardez. Pré-visualisez ensuite la facture d’exemple. Par défaut la prévisualisation se fait en utilisant la dernière commande confirmée. Aucune facture n’est générée réellement lors de la prévisualisation. A partir du moment où vous êtes satisfait du rendu de votre facture, vous pouvez activer la facturation.

Génération des factures

La génération des factures est intégrée aux états d’avancement. Pour rappel, les états d’avancement regroupent les étapes de la vie d’une commande. Lors de l’ajout d’un nouvel état d’avancement, une nouvelle case à cocher « Générer la facture » est disponible. Cocher cette case entraine la génération de la facture. Attention, une fois la facture créée pour la commande, il n’est plus possible de revenir en arrière, le numéro de facture est attribué, ne peut pas être annulé ou réutilisé !
L’utilisation des états d’avancement permet de notifier le client pour lui indiquer que sa facture est disponible. En suivant un lien contenu dans le message envoyé par le système, le client peut facilement accéder à l’historique de la commande et imprimer sa facture.

Quelques questions/réponses

Quelles sont les conditions requises pour générer des factures ?
• La facturation doit être activée.
• L’entête et le pied des factures doivent être en conformité avec les obligations légales liées à votre activité et à votre statut.
• La commande doit être validée (son paiement confirmé).

Suis-je obligé de passer par un état d’avancement pour générer les factures de mes commandes ?
Oui, c’est l’unique solution que nous vous proposons. Notez toutefois qu’il est possible de générer une facture sans notifier le client par email, puis de l’imprimer pour la glisser ensuite dans le colis à livrer.

J’ai annulé une commande par erreur, comment puis-je la récupérer ?
Editez simplement les propriétés de la commande et cliquez sur le bouton [Valider la commande]. Le statut sera mis à jour et les stocks associés aux articles seront décrémentés.

J’ai facturé une commande par erreur, comment puis-je la supprimer ?
Légalement, il n’est pas possible de supprimer une commande facturée. Dans ce cas, vous devez générer un avoir pour votre client en créant une remise égale au montant de votre commande et l’associer à votre client.

Notre support utilisateurs reste à votre disposition pour vous aider et répondre à vos questions si nécessaire.

Conscients que de plus en plus d’entres vous gère de nombreuses commandes tous les jours, nous avons apporté d’importantes améliorations au niveau du suivi des commandes pour vous faire gagner un temps précieux et faciliter votre quotidien :

1. Harmonisation de l’interface avec les autres pages de l’administration
2. Extension du filtre sur les numéros de commande
3. Impression des commandes par lot avec gestion des sauts de page
4. Traitement par lot des commandes avec notification et gestion de pièce jointe
5. Traitement par lot avec import de fichier CSV permettant la notification automatique des numéros de suivi.

Harmonisation de l’interface avec les autres pages de l’administration
La ligne courante (où se trouve le curseur de la souris) est maintenant colorée pour faciliter la navigation.
Les commandes sélectionnées (cochées) sont maintenant colorées en rouge pour éviter toute ambiguïté avec les opérations de traitement par lot.

Extension du filtre sur les numéros de commande
Le filtre permettant de retrouver une commande par son numéro est maintenant compatible avec une liste de numéros. Pour cela, entrez simplement les numéros des commandes séparés par une virgule, par exemple : 22328, 22322, 22320

Impression des commandes par lot avec gestion des sauts de page.
Une nouvelle opération permet d’imprimer un ensemble de commande en une seule passe. Pour cela, cochez les commandes à imprimer puis sélectionnez l’option d’impression des commandes dans la liste déroulante des actions se trouvant en bas de la page. Cliquez ensuite sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle contient le détail de toutes les commandes. Il ne vous reste plus qu’à imprimer cette page. Notez que le système génère les sauts de ligne qui sont pris en compte par les principaux navigateurs (IE et Firefox) lors de l’impression.

Traitement par lot des commandes avec notification et gestion de pièce jointe
Vous pouvez maintenant modifier l’état d’avancement de plusieurs commandes en une seule opération. Pour cela, cochez les commandes concernées puis sélectionnez l’action de gestion des états d’avancement. Cliquez ensuite sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle page s’affiche, elle reprend la liste des commandes sélectionnées. Vérifiez à ce moment que le lot correspond bien aux commandes que vous voulez faire évoluer. De façon classique, sélectionnez ou configurez les propriétés de l’état d’avancement. Attention, toutes les commandes vont partager le même message, le cas échéant la même pièce jointe, etc. Vous pouvez cependant utiliser les deux tags #CUSTOMERNAME# (nom du client) et #ORDERID# (numéro de commande) pour personnaliser les messages. Après l’enregistrement du nouvel état d’avancement, vous pouvez effectuer un autre traitement sur le lot de commande. Si vous revenez à la liste des commandes vous allez retrouver votre sélection et vous pouvez donc, dans la foulée, effectuer une autre opération par lot comme l’impression des commandes

Traitement par lot avec import de fichier CSV

Rappel : un fichier CSV (Comma Separated Values en anglais) est un simple fichier texte où les valeurs sont le plus souvent séparées par des virgules ou des points-virgules.

Vous pouvez faire évoluer les états d’avancement d’un ensemble de commandes en utilisant un fichier CSV. Ce dernier doit impérativement contenir une colonne reprenant le numéro des commandes. Par exemple OrderID dans le CSV suivant :

OrderID,TrackingNumber
22334,000001
22328,000002

Dans la liste des actions, sélectionnez l’importation de fichier CSV puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. Téléchargez ensuite votre fichier CSV et identifiez la colonne qui contient les numéros de commande (OrderID dans notre exemple). Au final, vous allez vous retrouver dans la vue de gestion des historiques d’état d’avancement. La principale différence avec le traitement par lot des états d’avancement réside dans le fait que vous pouvez personnaliser le commentaire de l’état d’avancement en y « injectant » des tags qui reprennent les titres des colonnes de votre fichier CSV. Dans notre exemple, les numéros de suivi pour la livraison sont listés dans la colonne TrackingNumber, en indiquant le tag #TrackingNumber# dans le commentaire, ce tag sera automatiquement remplacé par la valeur correspondant provenant du fichier CSV lors de la mise à jour de l’état d’avancement !

Nous vous encourageons à faire quelques tests pour découvrir l’étendue des possibilités offertes par cette fonctionnalité.
Notre équipe de support reste à votre disposition si vous avez des questions concernant ces améliorations.

Gregory Janssens pour Oxatis – Ecommerce Solution.